Por qué esto importa para los departamentos pequeños

Las grandes agencias metropolitanas tienen sistemas troncalizados redundantes, anillos de fibra optica, enlaces de microondas de ayuda mutua y un taller de comunicaciones capaz de reconstruir la infraestructura en un fin de semana. Un departamento voluntario de 28 miembros que cubre 230 kilometros cuadrados no tiene nada de eso. Cuando su único repetidor pierde la energía comercial y la planta electrica no arranca, tiene un problema que nadie en su lista de turno puede resolver a las 2:30 a. m. de un sabado.

Los radioaficionados son lo más cercano a una capacidad gratuita de continuidad de comunicaciones que existe. Los operadores con licencia son dueños de su propio equipo, se capacitan en su tiempo libre y, en muchos condados, ya mantienen un conjunto funcional de repetidores, redes de HF, redes de mensajería digital y protocolos de operaciones de emergencia. Quieren ayudar. Muchos de ellos son militares retirados, personal de telecomunicaciones retirado, personal de seguridad pública retirado o profesionales de TI en activo que se aburrieron de la tecnología convencional.

El problema es que no son empleados, no son personal juramentado y no se les puede dar ordenes. Sacarle provecho a ARES y RACES significa establecer la relación antes de la tormenta. Los departamentos que intentan reclutar radioaficionados en medio de un despliegue reciben un saludo cordial y poco más.

ARES, RACES y AUXCOMM: que son en realidad

Se usan tres siglas casi como si fueran lo mismo. No lo son.

ARES – Amateur Radio Emergency Service

ARES es un programa de voluntarios de la American Radio Relay League (ARRL). Cualquier radioaficionado con licencia puede unirse, sin importar la clase de licencia. Las unidades de ARES están organizadas por sección de la ARRL y a nivel de condado bajo un Coordinador de Emergencias (EC) local. Prestan servicio a cualquier agencia que solicite apoyo de comunicaciones: la Cruz Roja, hospitales, cuerpos de bomberos, gestión de emergencias, equipos de búsqueda y rescate. El acuerdo entre ARES y una agencia suele ser un Memorando de Entendimiento. Los operadores de ARES pueden servir bajo varias agencias y el programa funciona por iniciativa voluntaria. La documentación del programa está disponible en arrl.org/ares.

RACES – Radio Amateur Civil Emergency Service

RACES es un programa aparte, creado bajo el 47 CFR Part 97.407 y administrado por la gestión de emergencias local, del condado o del estado. Los operadores de RACES están inscritos específicamente con una agencia de preparación civil y se activan solo cuando esa agencia los activa, a menudo bajo una emergencia declarada. Las normas limitan lo que las estaciones de RACES pueden transmitir y operan bajo la dirección de la autoridad civil. En la mayoría de los condados, los mismos radioaficionados que están en ARES también están inscritos en RACES; usan el sombrero que se necesite en cada momento.

AUXCOMM – Auxiliary Communications

AUXCOMM es el término y programa de capacitación paraguas de FEMA y del DHS. No es una organización de membresía. AUXCOMM es el reconocimiento formal de que los comunicadores auxiliares, radioaficionados, pero también personal sin licencia que opera bajo licencias de seguridad pública, son una categoría de personal de apoyo en incidentes según el NIMS. La Oficina de Comunicaciones de Emergencia del DHS mantiene la capacitación AUXCOMM (el curso AUXC), los libros de tareas por posición y las guías de acreditación. Los detalles los pública el CISA en cisa.gov/safecom/auxcomm.

Si su condado tiene un Coordinador de Emergencias (ARES) y un Gestor de Emergencias (RACES), por lo general son amigos y muchas veces son el mismo puñado de personas. Su primera llamada debe ser al gestor de emergencias del condado, no al sitio web de la ARRL.

Que pueden y que no pueden hacer los radioaficionados por su departamento

Establecer expectativas con honestidad es la parte más importante de toda esta conversación. Esto es lo que los voluntarios de radioaficionados pueden entregar de forma realista a un cuerpo de bomberos o agencia de EMS pequeña.

Lo que hacen bien

• Pasar tráfico entre lugares cuando su sistema principal está caído. Del albergue al centro de operaciones de emergencia (EOC), del EOC al hospital, del puesto de mando al área de espera. Son muy buenos en esto. Muchos condados operan una red semanal de tráfico exactamente para practicar esto.
• Brindar comunicaciones de salud y bienestar A las familias cuando los sistemas telefónicos están saturados después de un evento importante.
• Operar desde sitios donde usted no tiene personal. Albergues, puntos de distribución, hospitales, centros de donaciones, instalaciones de atención masiva. Estos lugares necesitan un enlace de comunicaciones pero rara vez ameritan un oficial juramentado.
• Manejar mensajería digital. Winlink (correo electrónico por radio sobre HF y VHF), packet y APRS les permiten mover datos estructurados (conteos de pacientes, solicitudes de suministros, formularios ICS-213) por radio cuando el internet está caído. Esta es la capacidad menos aprovechada.
• Aportar capacidad de HF que la seguridad pública no tiene. Cuando todo el enlace de microondas de la región ha desaparecido, el HF funciona entre condados y estados con nada más que una antena de alambre y un equipo de 100 vatios.
• Brindar avistamiento de tormentas y clima (skywarn) Conectados directamente con el Servicio Meteorologico Nacional a través de redes de radioaficionados ya existentes.

Lo que no pueden hacer

• Hablar directamente con sus bomberos en sus radios de seguridad pública de VHF / UHF / 700 / 800 MHz. Las licencias de radioaficionado (47 CFR Part 97) no autorizan transmisiones en frecuencias de seguridad pública, y su licencia de seguridad pública no cubre las bandas de radioaficionado. Estaran en un sistema paralelo, con un enlace en cada extremo.
• Manejar información de salud protegida (PHI) o información personal (PII) en frecuencias de radioaficionado sin cuidado. El Part 97 prohíbe la encriptación para ocultar el significado, por lo que la información de pacientes protegida por HIPAA no puede transmitirse en claro por radioaficionado. Pueden pasar conteos, estados agregados y solicitudes operativas, no identificadores de pacientes.
• Recibir la orden de desplegarse. Incluso la activación de RACES depende de la disponibilidad de los voluntarios. Algunos estaran disponibles; otros estaran ocupados con sus propias familias y hogares.
• Reemplazar su despacho. Complementan, no despachan. El tráfico táctico se mantiene en su sistema.

Como integrar a los voluntarios en su plan de comunicaciones

El error más grande que cometen los departamentos es tratar la radioafición como algo que “maneja el EOC”. El jefe que nunca ha conocido al Coordinador de Emergencias del condado no obtendra apoyo de comunicaciones útil durante un incidente. Construya la relación por escrito, con anticipación.

Paso 1: Encuentre a su Coordinador de Emergencias del condado

Cada sección de la ARRL tiene un Coordinador de Emergencias de Sección (SEC), y la mayoría de los condados tienen un Coordinador de Emergencias de Distrito (DEC) o un Coordinador de Emergencias (EC). El sitio web de la sección de la ARRL los lista. Su oficina de Gestión de Emergencias del condado también tendra un contacto principal de radioaficionados. Llamelos. Pida asistir a la próxima reunión de ARES. Por lo general se reunen mensualmente.

Paso 2: Firme un memorando de entendimiento

La ARRL pública un modelo de Memorando de Entendimiento para unidades de ARES y agencias a las que sirven. Adaptelo a su departamento. Detalles a incluir:

• Que capacidades se compromete a brindar el grupo de ARES (operadores, equipos, nivel de capacitación)
• Como funciona la activación: quien llama, a que número, que autoridad requiere la llamada
• Cobertura de compensación laboral y responsabilidad civil durante la activación
• Identificación y acceso (recibiran una credencial, pasaran por su perimetro)
• Expectativas de capacitación (los cursos NIMS IS-100, IS-200, IS-700, IS-800 son los minimos habituales)
• Propiedad del equipo: el suyo sigue siendo de ellos

Paso 3: Incluyalos en su plan de continuidad de comunicaciones

Su planificación de la unidad de comunicaciones (COMU) debe responder: si el repetidor principal falla, cual es el secundario. Si ambos fallan, cual es el terciario. La radioafición pertenece al lugar terciario o cuaternario para la mayoría de las agencias. Especifique en que red, en que frecuencia, en que posición de enlace y en que ubicación física de su EOC trabaja el operador de radioaficionado. Una mesa plegable, una regleta de energía y un cable coaxial hasta una antena montada en el techo son suficientes. Hágalo una vez y dejelo instalado.

Paso 4: Practique el traspaso

Realice al menos un simulacro por año en el que se declare caído su sistema de radio principal y el enlace de radioaficionados asuma el paso de tráfico entre su puesto de mando y su EOC. La primera vez que lo haga, saldra mal. Ese es el objetivo. La segunda vez sera mucho mejor.

La parte legal y regulatoria que a nadie le gusta

Tres marcos regulatorios afectan la forma en que los voluntarios de radioaficionados trabajan con usted. Resuelvalos bien una vez y no vuelva a pensar en ellos.

FCC Part 97 (47 CFR Part 97)

Las normas que rigen la radioafición. Puntos clave para las agencias a las que se presta servicio:

• La sección 97.403 permite que cualquier estación de radioaficionado brinde comunicaciones esenciales a terceros durante una emergencia que involucre la seguridad inmediata de la vida humana o la protección de bienes.
• La sección 97.407 define las operaciones de RACES y las frecuencias que pueden usar las estaciones de RACES durante una emergencia de guerra declarada por el Presidente.
• La sección 97.113 prohíbe el pago por transmitir mensajes y prohíbe la encriptación para ocultar el significado, con excepciones limitadas.
• La agencia no puede indicarle a un radioaficionado que transmita contenido que viole el Part 97: nada de comunicaciones comerciales, tráfico encriptado ni transmisiones de difusión.

NIMS e ICS

Los comunicadores auxiliares que trabajan en un incidente operan bajo el Sistema de Comando de Incidentes (ICS). La estructura de posiciones de la COMU (Lider de la Unidad de Comunicaciones, Técnico de Comunicaciones, Comunicador Auxiliar) está definida en la guía NIMS de FEMA. Los radioaficionados que han completado el curso AUXC suelen estar acreditados para ocupar la posición de AUXCOMM bajo un COML. Si no tiene un COML en su lista de personal, por lo general el condado o el estado si lo tiene, y esa persona integrara a los radioaficionados en el incidente.

Compensación laboral, responsabilidad civil y cobertura tipo “Buen Samaritano”

Esto varia según el estado. Algunos estados extienden la compensación laboral a los operadores de RACES cuando son activados por la autoridad civil. Otros no. Algunos tienen estatutos que brindan protección de responsabilidad civil de tipo “Buen Samaritano” a los voluntarios de emergencia registrados. Otros no. El abogado de su condado debe confirmar esto por escrito, y su memorando de entendimiento debe referenciar el estatuto estatal que corresponda. No asuma que existe cobertura porque alguien lo menciono en una reunión.

Equipos, frecuencias y aspectos basicos de interoperabilidad

No necesita comprar radios para sus radioaficionados. Ellos traeran los suyos. Lo que si debe proporcionar es un lugar para operar, una forma de instalar una antena y una comprensión clara de como su señal llega a su operación.

Bandas y modos que vera

• VHF (2 metros, 144 a 148 MHz) y UHF (70 cm, 420 a 450 MHz): voz FM local a través de repetidores. Aquí esta la mayor parte del tráfico del día a día.
• HF (3.5 a 29.7 MHz): voz y datos digitales regionales y de largo alcance. La banda que funciona cuando todo lo demás ha desaparecido.
• Winlink: correo electrónico por radio sobre HF, packet de VHF/UHF o VARA. Envía formularios ICS-213 de Mensaje General, hojas de cálculo, fotos. Es el caballo de batalla para mover datos estructurados sin internet.
• APRS: reporte automático de posición más mensajes de texto cortos. Útil para rastrear la ubicación de unidades durante una operación de albergue de larga duración o apoyo en incendios forestales.
• DMR, D-STAR, System Fusión, M17: modos digitales de voz de radioaficionado. Algunos grupos se estandarizan en uno; no asuma interoperabilidad universal entre sistemas.

Antena y energía

Un radioaficionado que opere desde su EOC necesita: una ruta clara hacia el exterior para el cable coaxial (una salida por ventana o un pasamuros preinstalado), un espacio en el techo o en el suelo para una antena temporal y un tomacorriente de 15 amperios en un circuito que sepa que tiene respaldo de planta electrica. Un montaje NMO de 40 dolares en un tubo afuera del edificio cubre la mayoría de las necesidades de VHF/UHF. El HF requiere más espacio: ya sea una antena vertical sobre un tripode o un dipolo de alambre entre dos soportes. Recorra el edificio una vez con su EC local y defina el plan de antenas antes de necesitarlo.

Arquitectura de enlace

El radioaficionado no le habla a sus bomberos. El radioaficionado le habla a otro radioaficionado. Ese radioaficionado está ubicado junto a alguien que tiene una radio de seguridad pública. El flujo de información es: bombero en el sistema Part 90 -> enlace con ambas radios -> radioaficionado en el sistema Part 97 -> radioaficionado a distancia -> enlace en el otro extremo con radio Part 90 -> destino. El arreglo es engorroso, pero también es a prueba de fallas cuando nada más funciona. La ARRL lleva casi un siglo haciendo esto.

Capacitación y ejercicios que construyen capacidad real

La comunidad de radioaficionados realiza más ejercicios que la mayoría de las agencias de seguridad pública. Puede sumarse a los que ya existen con muy poco costo.

• SET (Simulated Emergency Test): el ejercicio nacional anual de ARES organizado por la ARRL, tipicamente el primer fin de semana de octubre. La mayoría de las unidades de ARES participan. Pregunte a su EC si su departamento puede ser una agencia representada.
• Field Day: el último fin de semana completo de junio. Es más un concurso que un ejercicio, pero pone a los radioaficionados a montar estaciones portátiles en condiciones de campo durante 24 horas. Visite uno. La instalación se parece mucho a una unidad de comunicaciones en un despliegue.
• Winlink Wednesdays: un chequeo semanal en la red digital Winlink. Haga que el enlace de su EOC departamental envíe y reciba un ICS-213 por Winlink una vez al mes. Bajo costo, alto beneficio.
• Ejercicios de EOC de condado y estado: si su condado realiza un ejercicio anual a gran escala, solicite que las comunicaciones auxiliares se incluyan como un escenario inyectado. La perdida del repetidor principal es una inyección realista y común.

Las credenciales de capacitación más importantes para los comunicadores auxiliares son: licencia de radioaficionado (la FCC las otorga gratis tras un examen escrito; la clase Técnico es el nivel de entrada y cubre la mayor parte del trabajo local), NIMS IS-100, IS-200, IS-700, IS-800 e, idealmente, el IS-700 más el curso AUXC de FEMA. Su condado o estado también puede tener un libro de tareas por posición para AUXCOMM dentro de la estructura de tipificación de recursos del NIMS.

Errores comunes de los departamentos

1. Llamar al grupo de ARES durante el incidente en lugar de antes. Los radioaficionados necesitan tiempo para desplegarse, montar antenas y hacer el registro de entrada. Dos horas de ventaja es el mínimo.
2. No tener memorando de entendimiento. Los acuerdos verbales funcionan bien hasta que alguien resulta lesionado o hay una disputa por daños al equipo. Dejelo por escrito.
3. Tratar a los radioaficionados como mandaderos. Son especialistas en comunicaciones con licencia, muchas veces con décadas de experiencia. Asigneles trabajo de comunicaciones, no tareas de estacionamiento.
4. Intentar dirigirlos en canales tácticos. Están en un sistema paralelo. Use la estructura de enlace. No ponga una radio de aficionado en su grupo de conversación táctico; así no funciona.
5. Olvidar el acceso a energía y antenas. El operador llega y no hay tomacorriente, ni salida por ventana, ni permiso para subir al techo. Prepare esto con anticipación.
6. No hacer simulacros periodicos. La capacidad sin práctica es teorica. Realice al menos un ejercicio de gabinete al año.
7. Asumir que todos los radioaficionados son iguales. Algunos operadores tienen décadas de experiencia en comunicaciones de servicio público. Otros se licenciaron el mes pasado. Pregunte al EC quien está calificado para trabajar con agencias a las que se presta servicio.
8. Dejar que la relación muera cuando cambia el liderazgo. Los jefes se jubilan, los EC se retiran, y el personal nuevo no se conoce entre si. Vuelva a presentar la relación cada vez que cualquiera de las dos partes tenga un cambio de liderazgo.

Por donde empezar este mes

Cinco pasos para un departamento pequeño sin relación actual con radioaficionados:

1. Encuentre a su Coordinador de Emergencias del condado. Busque “ARES” más el nombre de su sección de la ARRL. O llame a su oficina de Gestión de Emergencias del condado. Ellos lo sabran.
2. Invite al EC a su próxima reunión de personal. Veinte minutos. Preguntele que puede hacer su grupo, que necesita de su departamento y quienes son sus operadores calificados.
3. Recorra su estación y su EOC junto con el EC. Identifique ubicaciones para antenas, rutas de cable coaxial, tomacorrientes con respaldo de planta electrica y un lugar donde pueda sentarse un operador.
4. Redacte un memorando de entendimiento a partir de la plantilla de la ARRL. Consiga que lo firmen su jefe y el EC. Envíe una copia a la oficina de gestión de riesgos del condado.
5. Programe un ejercicio en los proximos 12 meses. Incluso un ejercicio de gabinete en el que declare el repetidor caído durante dos horas y pase tres mensajes a través del enlace de radioaficionados.

Nada de esto cuesta dinero. Los radioaficionados ya tienen radios. Su departamento ya tiene una sala de reuniones. El costo de infraestructura para construir una relación funcional de comunicaciones auxiliares es el tiempo que toma cruzar la ciudad en carro y estrechar una mano.

Lecturas adicionales

• Documentación del programa ARES de la ARRL: el manual oficial de ARES y recursos a nivel de sección.
• Pagina del programa AUXCOMM del CISA: guías de FEMA y del DHS sobre comunicaciones auxiliares, incluido el curso AUXC y el libro de tareas por posición.
• Servicio de Radioaficionados de la FCC: la pagina regulatoria del Part 97.
• Winlink Global Radio Email: la red de mensajería digital que la mayoría de las agencias a las que se presta servicio encontrara.

Nota final

Los radioaficionados han estado apoyando a cuerpos de bomberos, alguaciles, hospitales y gestores de emergencias desde antes de que existieran los repetidores de VHF. La capacidad es real y es gratuita. Lo que cuesta es el tiempo para construir la relación antes de necesitarla. Encuentre a su EC del condado este mes, tenga un memorando de entendimiento firmado este trimestre y realice un simulacro este año. Tres pasos, doce meses, capacidad real de continuidad de comunicaciones donde antes no habia ninguna.