Por qué las vias navegables necesitan un plan de comunicaciones antes de la emergencia

La mayoría de la ayuda mutua funciona porque todos ya comparten una base común. Los departamentos de bomberos vecinos están en el mismo sistema de radio regional o al menos tienen cargadas las frecuencias del otro. Los cuerpos de policia tienen canales de interoperabilidad a nivel estatal. Las ambulancias hablan con los hospitales por una vía conocida. El agua cambia ese panorama. Los socios que poseen y operan la infraestructura hidrica en su área con frecuencia son federales, no le responden a su municipio, y nunca quedaron conectados automáticamente a su plan de radio. Son vecinos en el mapa que pueden ser desconocidos en el aire.

Esa brecha no importa en un martes tranquilo. Importa en el momento en que una barcaza encalla, un nadador desaparece bajo una presa de vertimiento bajo, el agua de una inundación cubre una carretera, o un operador rio arriba cambia una descarga que afecta a todos rio abajo. En esos minutos usted no quiere estar descubriendo que la instalación federal a un kilometro de su estación monitorea un canal al que sus radios no llegan. Un plan de comunicaciones construido con anticipación convierte una carrera contrarreloj en una llamada telefónica y un talkgroup que ya sabe como seleccionar.

La razón para hacer esto con anticipación es sencilla. La interoperabilidad no es un interruptor que se activa durante el incidente. Es un conjunto de acuerdos, canales cargados, listas de contactos compartidas y procedimientos acordados que existen antes de que suenen los tonos de alarma, o que no existen cuando se necesitan. Los socios de vias navegables son una de las piezas más olvidadas porque no están en su red diaria y es fácil suponer que alguien más ya lo resolvio.

Que es lo que realmente maneja el Cuerpo de Ingenieros

El Cuerpo de Ingenieros del Ejercito de los Estados Unidos opera y mantiene un gran conjunto de presas, esclusas y vias navegables en todo el país. En muchos rios y embalses, el Cuerpo es la entidad que controla los niveles del agua, administra las esclusas que permiten el paso de embarcaciones, mantiene los canales de navegación y opera las áreas recreativas que rodean el agua. Si hay una presa o esclusa federal en su área de respuesta, es muy probable que el Cuerpo sea el operador o tenga un papel importante en ella.

Lo que esto significa en la práctica es que el Cuerpo a menudo tiene su propio personal en el agua o cerca de ella, sus propias instalaciones con sus propios accesos y peligros, y sus propias comunicaciones. Su gente puede ser la primera en notar un problema con la estructura, un aumento del nivel del embalse o una embarcación en peligro. También pueden ser quienes necesiten contactarlo a usted, porque una emergencia en una presa o esclusa casi siempre se extiende hacia la comunidad circundante que su institución protege.

Esta no es una relación de una sola vía. En un evento grave usted puede necesitar información que solo el operador tiene, como la configuración actual de las compuertas, las descargas planeadas o el estado de una esclusa. Ellos pueden necesitar sus recursos, como extinción de incendios, atención prehospitalaria, rescate acuático, apoyo para evacuación o control de tráfico. Ninguna de las dos partes obtiene lo que necesita si la única conexión es una línea telefónica general descubierta después del hecho.

Por qué los incidentes en presas y control de agua son de alta consecuencia

Los incidentes en presas y control de agua pertenecen a la misma categoría que los materiales peligrosos y los grandes eventos estructurales. Son de baja frecuencia y alta consecuencia. La mayoría de los directores pasaran años sin uno grave, y es precisamente por eso que la planificación se descuida. Pero cuando ocurren, la población en riesgo y el área geográfica afectada superan con creces una llamada de rutina.

Piense en lo que puede implicar un evento de control de agua. Un cambio en las descargas rio arriba puede subir el nivel de un rio aguas abajo más rápido de lo esperado, y esa agua se mueve por zonas que su institución cubre. Una preocupación estructural en una presa puede poner a una gran población aguas abajo dentro de una posible zona de inundación, lo que lleva a decisiones de evacuación, refugio y notificación masiva que corresponden directamente a la gestión de emergencias. Las presas de vertimiento bajo y los vertederos crean corrientes peligrosas que atrapan y matan a nadadores y navegantes, y esos rescates son técnicos, criticos en tiempo y con frecuencia requieren equipos de rescate acuático trabajando junto al operador que controla el flujo.

El hilo común es que en cada caso quien controla el agua no es quien dirige la respuesta a la emergencia, y ambos tienen que hablar sin falta. Un cambio de compuerta decidido por el operador cambia el panorama táctico para sus equipos en la orilla. Una decisión de evacuación aguas abajo tomada por la gestión de emergencias depende de información que solo tiene el operador. Si esa conversación ocurre a través de una cadena lenta de llamadas telefonicas dirigidas por oficiales de turno, se pierden los minutos que más importan.

La Guardia Costera Auxiliar como socio

La Guardia Costera Auxiliar es el componente voluntario de la Guardia Costera de los Estados Unidos. Sus integrantes son voluntarios civiles que apoyan las misiones de la Guardia Costera, y en muchas aguas interiores y costeras la Auxiliar es un socio real, presente y dispuesto a colaborar. Realizan patrullajes de seguridad, apoyan operaciones de búsqueda, aportan embarcaciones y tripulaciones capacitadas, y muchas veces conocen a fondo las condiciones locales del agua porque navegan en ellas con regularidad.

Para un director local, la Auxiliar puede ser un verdadero multiplicador de fuerza en el agua, especialmente en áreas donde su propia institución tiene capacidad marina limitada. Pueden poner una embarcación y una tripulación capacitada en una búsqueda, aportar vigilancia sobre el agua durante una inundación, o ayudar a cubrir un cuerpo de agua extenso que sus unidades terrestres no pueden alcanzar. Como son voluntarios, la disponibilidad varia, pero la capacidad es real y vale la pena mapearla.

El detalle es el mismo que con el Cuerpo de Ingenieros. Un recurso con el que no se puede comunicar es un recurso con el que no se puede coordinar. Si la Auxiliar opera donde usted tiene responsabilidad, conviene saber con anticipación como se organizan localmente, quien es su punto de contacto y como hablaria con ellos durante una operación conjunta. Esa última parte, la ruta real de radio, es donde la coordinación en vias navegables se vuelve verdaderamente complicada, y merece su propia sección.

La realidad de la radio: talkgroup, VHF, o ambos

Aquí esta el dato operativo más importante de esta guía. La forma en que se comunica con los socios de vias navegables varia mucho de un área a otra, y no puede asumir que el arreglo que usa un municipio es el mismo que usa el suyo.

La tendencia actual es que estos socios cada vez más utilizan un talkgroup en el sistema de radio de la jurisdicción local. Donde esto ya se ha establecido, la coordinación es limpia. La instalación del Cuerpo o la tripulación de la Auxiliar selecciona un talkgroup acordado en su sistema troncalizado, todos están en la misma infraestructura, y funciona igual que cualquier otro talkgroup de interoperabilidad. Esta es la dirección hacia la que se dirigen muchas áreas, y es el arreglo al que se debe aspirar donde aun no existe.

Sin embargo, historicamente estos socios operaban en su propia frecuencia, tipicamente en la banda VHF y analoga. Esa vía muchas veces era simplex, es decir, radio a radio sin repetidor, y en algunos casos usaba un repetidor dependiendo del tamaño del cuerpo de agua. Un embalse pequeño podía estar bien cubierto por simplex. Un rio largo o un lago grande podía necesitar un repetidor para cubrir la distancia. El punto es que el modelo antiguo era una vía VHF separada que quizás sus radios troncalizados portátiles ni siquiera tenian cargada, y en muchos lugares ese modelo antiguo sigue siendo como funciona hoy.

Entonces la realidad en el terreno es un mosaico. Algunas áreas tienen un talkgroup limpio. Algunas todavía dependen de una frecuencia VHF analoga heredada, simplex o repetida. Muchas están en algún punto intermedio o en transición. Nada de esto es una crítica a nadie. Refleja el hecho de que estos son socios federales y voluntarios superpuestos a sistemas locales que evolucionaron de manera diferente cada uno. Su trabajo no es adivinar cual modelo tiene. Su trabajo es averiguarlo.

Averigüe con anticipación y luego construya la capacidad

Averiguar es el primer paso. Construir la capacidad es el segundo, y por lo general se deriva directamente de lo que usted descubre. Si el socio ya está en un talkgroup de su sistema, su trabajo consiste principalmente en confirmar que este programado en los radios correctos, documentado e incluido en su capacitación. Si el socio está en una vía VHF separada, tiene que decidir como hacer el puente hacia ella.

Las opciones de puente generalmente se reducen a algunos enfoques. Puede programar la frecuencia VHF del socio en radios capaces de manejarla, para que unidades designadas puedan hablar directamente por esa vía. Puede tener reservas de radios compatibles listas para los equipos que probablemente trabajen un incidente en vias navegables. Puede usar una pasarela o enlace, donde el despacho o una unidad de comunicaciones conecta la vía VHF con un talkgroup de su sistema para que ambas partes se escuchen entre si. O puede trabajar con el socio para establecer un canal o talkgroup de interoperabilidad compartido que se convierta en el arreglo permanente hacia adelante. Cual se ajusta mejor depende de su equipo, del equipo de su socio y del tamaño y la forma del agua.

Sea cual sea la vía, las dos cosas que la hacen real son la documentación y las pruebas. Una frecuencia escrita en una tarjeta que nadie ha oprimido nunca en el campo es una esperanza, no un plan. Incorpore el arreglo en su plan de comunicaciones por escrito, programelo donde se necesite y practíquelo. Un simple chequeo anual de radio con la instalación del Cuerpo o un simulacro coordinado con la Auxiliar le dice mucho más que cualquier suposición. Además construye la relación, de modo que cuando ocurra un evento real, las voces en la radio ya se conozcan entre si.

No permita que lo perfecto sea enemigo de lo funcional. Si lo ideal es un talkgroup compartido y usted aun no llega a eso, una vía VHF documentada y probada es una respuesta interina solida. El modo de falla que hay que evitar es no tener nada en absoluto y descubrirlo durante el incidente.

A quien le corresponde: el hibrido entre gestión de emergencias y administración de radio

La coordinación en vias navegables se ubica en un lugar organizacional incomodo, lo cual explica en parte por qué se descuida. Es en parte una responsabilidad de gestión de emergencias, porque las fallas de presas, las inundaciones y las zonas de inundación impulsan decisiones de evacuación, refugio y aviso público, que son funciones centrales de la gestión de emergencias. También es en parte una responsabilidad de administración de radio, porque todo depende de frecuencias, talkgroups, programación y acuerdos de interoperabilidad. Este es un problema hibrido, y necesita un responsable que abarque ambos mundos.

En muchisimas jurisdicciones ese responsable ya existe, porque los roles tienen doble sombrero. Doble sombrero simplemente significa que un mismo funcionario superior desempena dos funciones al mismo tiempo. Es común que la misma persona funja como director de la central 911 o de comunicaciones y a la vez como director de la agencia de gestión de emergencias, con la función de gestión de emergencias ubicada dentro de la estructura de mando de comunicaciones del 911. Donde ese es el caso, la coordinación en vias navegables tiene un lugar natural, porque la persona responsable del sistema de radio también es la persona responsable del plan de emergencias.

Si su estructura separa esos roles, la solución es nombrar explicitamente al responsable y asegurarse de que el lado de gestión de emergencias y el lado de radio estén comunicandose. El peor resultado es la suposición silenciosa, en la que gestión de emergencias asume que el área de radio ya tiene cargado al Cuerpo y el área de radio asume que gestión de emergencias ya lo coordino, y en realidad ninguno lo hizo. Asignelo, escribalo y revisalo, tal como haria con cualquier otra responsabilidad de interoperabilidad.

Una lista inicial para mapear socios de vias navegables

Use esto como punto de partida, no como meta final. Adaptelo a los cuerpos de agua y socios de su área.

• Haga un inventario del agua. Enumere cada presa, esclusa, embalse, vertedero, presa de vertimiento bajo y tramo de agua navegable dentro de su área de respuesta, y marque cuales están dentro de sus límites y cuales están en fronteras compartidas.
• Identifique cada operador. Para cada estructura, nombre quien la controla realmente. Es el Cuerpo de Ingenieros, otra agencia federal, una autoridad estatal, una empresa de servicios públicos o un propietario privado? No lo asuma.
• Mapee el recurso voluntario. Determine si la Guardia Costera Auxiliar opera en sus aguas, como se organizan localmente y que capacidad pueden aportar.
• Consiga contactos reales. Reuna nombres, cargos, líneas de oficiales de turno y números fuera de horario para cada socio, y confirme quien tiene autoridad para tomar decisiones de control de agua y de recursos.
• Responda la pregunta de radio para cada socio. Talkgroup en su sistema, frecuencia VHF analoga, o ambos? Simplex o repetido? Anote la respuesta específica para cada uno.
• Cierre las brechas. Donde no haya una vía funcional, decida como hacer el puente: programar la frecuencia, tener radios compatibles en reserva, montar una pasarela o enlace, o establecer un talkgroup compartido.
• Documentelo en el plan. Incorpore los arreglos, contactos y procedimientos en sus planes de comunicaciones y emergencias por escrito para que sobrevivan a la rotación de personal.
• Pruebe y practique. Realice un chequeo anual de radio con cada socio y haga al menos un simulacro conjunto. Confirme que la vía realmente funciona en el campo, no solo en el papel.
• Asigne un responsable. Nombre el cargo responsable de la coordinación de comunicaciones en vias navegables, y asegúrese de que los lados de gestión de emergencias y administración de radio estén conectados, especialmente si los roles no tienen ya doble sombrero.
• Revise con regularidad. Vuelva a revisar todo el mapa al menos una vez al año, porque se construyen nuevos talkgroups, las frecuencias cambian y los socios se reorganizan.