Que es el ICS-205 y por qué importa

El Sistema de Comando de Incidentes (ICS, por sus siglas en inglés) es la estructura estándar de manejo ante todo tipo de peligros usada en bomberos, servicios medicos de emergencia y manejo de emergencias bajo el Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS). El ICS depende de una familia de formularios estandarizados para que personas de distintas agencias puedan integrarse a un mismo incidente y entenderlo de la misma manera. Uno de esos formularios es el ICS-205, el Plan de Comunicaciones de Radio del Incidente. Es el documento único que establece como se organizaran las comunicaciones de radio durante un periodo operacional dado.

La razón por la que importa es sencilla. La radio es un recurso compartido y limitado. Toda escena tiene más personas que quieren hablar de las que un solo canal puede soportar con claridad. Sin un plan, el tráfico de comando, las asignaciones tacticas, las solicitudes de logística y la ayuda mutua chocan todos en una misma frecuencia, pisandose entre si justo en el momento en que una comunicación clara es más crítica. El ICS-205 resuelve esto decidiendo, de antemano, que canales o grupos de conversación pertenecen a cada parte de la operación.

Piense en esto como el plano de asientos para las ondas de radio. Cuando todos saben donde deben hablar, las personas correctas escuchan el tráfico correcto, y los mensajes importantes no quedan enterrados bajo la charla de rutina.

Que registra realmente el plan

En su esencia, el ICS-205 es una tabla. Cada fila describe un canal de comunicaciones o grupo de conversación y como se usara durante el periodo operacional. Las columnas exactas varían según la versión del formulario, pero el plan está diseñado para responder un conjunto constante de preguntas para cada canal:

• Como se llama este canal? Un nombre claro en lenguaje sencillo o una etiqueta de función que las cuadrillas puedan reconocer, en lugar de solo una designación técnica.
• Quien lo usa? La función, unidad o asignación a la que el canal está dedicado, como comando, una división o grupo, o logística.
• Para que sirve? El propósito o tipo de tráfico que le corresponde, para que las personas sepan que decir alli y que evitar decir.
• Cuales son las configuraciones técnicas? La información que los técnicos de radio necesitan para programar y verificar correctamente el canal para la operación.

El plan también suele llevar información de encabezado que lo vincula a un incidente y periodo operacional específico, además de un espacio para observaciones y un registro de quien lo preparo y aprobo. Ese marco es importante. Un ICS-205 no es una lista permanente de frecuencias. Es una fotografía de como están configuradas las comunicaciones para un periodo de un incidente, y está pensado para ser reemplazado cuando la situación cambie.

Note lo que el formulario mantiene deliberadamente simple. No es un manual técnico y no está pensado para leerse como uno. Los mejores planes usan nombres de función en lenguaje sencillo para que un bombero que baja de la unidad pueda ver rápidamente la asignación y saber de inmediato donde está comando, a donde va su tráfico táctico y como contactar al apoyo.

Asignación de canales por función

El centro de un plan de comunicaciones consiste en hacer coincidir los canales con las funciones del incidente. Los incidentes grandes y complejos separan el tráfico en canales distintos para que ninguna conversación domine. Las categorias funcionales más comunes incluyen:

• Comando. Tráfico entre el comandante del incidente, el personal de comando y los jefes de sección o supervisores. Este canal lleva dirección estrategica y actualizaciones de estado, y debe mantenerse libre de la charla táctica de rutina.
• Táctico. Canales asignados a las divisiones, grupos o ramas que realizan el trabajo directo. Un solo canal de comando puede alimentar varios canales tácticos, uno por cada área operacional, para que las cuadrillas que trabajan en una parte de la escena no estén escuchando tráfico ajeno de otra.
• Apoyo y logística. Un canal para solicitudes de recursos, movimiento de suministros, área de espera y el trabajo de respaldo que mantiene funcionando la operación. Mantener esto fuera de los canales tácticos protege a las cuadrillas que hacen extinción, rescate o atención a pacientes de interrupciones.
• Operaciones aereas. Cuando hay aeronaves involucradas, la coordinación aire-tierra se mantiene en su propio canal dedicado por razones obvias de seguridad. El tráfico de aviación no puede competir con la charla terrestre.

La combinación exacta depende del incidente. Un incendio estructural con ayuda mutua podría manejar comando más un canal táctico y un canal dedicado de seguridad en el terreno. Un incidente en área rural podría manejar varios canales tácticos por división más operaciones aereas. Una respuesta a un incidente con múltiples victimas podría separar comando, triage y tratamiento, y coordinación de transporte. El principio es constante: dar a cada función importante un lugar para hablar, de modo que el tráfico importante no compita por espacio en el aire.

Como encaja en el plan de acción del incidente

El ICS-205 no existe de forma aislada. Para un periodo operacional planeado, es un componente más del Plan de Acción del Incidente (IAP), el conjunto de documentos que establece objetivos, asignaciones y apoyo para ese periodo. El plan de comunicaciones se ubica junto con las demás piezas para que, cuando una cuadrilla lea su asignación, también pueda ver exactamente que canales respaldan esa asignación.

Esta conexión es lo que hace que el plan sea operativo y no solo teorico. Un supervisor de división debería poder mirar su asignación táctica y, en el mismo paquete del IAP, encontrar el canal que debe usar, el canal en el que está comando y como contactar al apoyo. El plan de comunicaciones hace que el resto del plan de acción sea ejecutable, porque las asignaciones significan poco si las personas no pueden coordinarlas.

Debido a que el IAP se construye para un periodo operacional específico, el plan de comunicaciones también se actualiza en cada periodo. A medida que cambian los objetivos, llegan o se desmovilizan recursos y cambia la geografía del incidente, las asignaciones de canales se revisan y se vuelven a emitir. Un plan de hace doce horas puede ya no coincidir con el incidente que tiene enfrente.

El rol del lider de la unidad de comunicaciones

En un incidente que crece, alguien tiene que hacerse cargo de las comunicaciones. En la estructura del ICS, esa responsabilidad está dentro de la Sección de Logística, y el puesto más asociado con la elaboración del ICS-205 es el Lider de la Unidad de Comunicaciones. Esta es la persona que planea como se comunicara el incidente, coordina la instalación y distribución de radios y equipos, y prepara el plan de comunicaciones de radio para cada periodo operacional.

En incidentes más pequeños, puede que no exista una unidad de comunicaciones formal, y el comandante del incidente o un oficial designado se encarga del mismo razonamiento a menor escala. La función existe aun cuando el titulo no. Alguien está decidiendo donde habla comando, donde habla el área táctica y como se contacta al apoyo, ya sea que quede plasmado en un ICS-205 formal o se resuelva de manera verbal en un llamado con dos unidades.

El valor de nombrar el rol es la responsabilidad. Cuando una persona es duena del plan de comunicaciones, los canales se asignan de forma deliberada, los conflictos se resuelven, y el plan se informa y se actualiza en lugar de irse deteriorando. En un incidente grande o de larga duración, esa titularidad marca la diferencia entre una imagen coherente de radio y un desorden general.

Una versión simplificada para departamentos pequeños y eventos planeados

Es fácil suponer que el ICS-205 es solo para incidentes grandes y complejos con una estructura de comando completa. En la práctica, una versión simplificada es una de las herramientas más útiles que tiene un departamento pequeño, tanto para operaciones de rutina como para eventos planeados.

Para las operaciones de rutina, muchos departamentos manejan un plan de comunicaciones estándar y simplificado: un canal de despacho, un canal de terreno o táctico, y una forma de contactar la ayuda mutua. Dejarlo por escrito, aunque sea como referencia de una sola pagina, significa que todo el personal, incluidos los nuevos ingresos y los socios de ayuda mutua, conoce las asignaciones estándar de canales antes de que algo salga mal.

Para los eventos planeados, un ICS-205 ligero es muy útil. Un desfile, una feria, un partido de futbol, una quema controlada o un festival comunitario se benefician de definir las asignaciones de canales con anticipación. Quien está en comando, que canal maneja lo medico, como lo contacta la seguridad del evento y a que canal se cambiaria si se presentara una emergencia real. Estas son decisiones que se toman mejor en una mesa de planificación, no sobre la marcha.

• Manejelo con lo que realmente usa. Un departamento pequeño no necesita diez canales en papel. Dos o tres canales bien asignados y claramente etiquetados son mejores que un plan elaborado que nadie sigue.
• Use nombres de función en lenguaje sencillo. “Comando”, “Terreno” y “Medico” son más fáciles de aplicar bajo presión que solo designaciones técnicas.
• Construya a partir de sus operaciones estándar. Empiece con la forma en que ya trabaja día a día, y luego ajuste para el evento o incidente específico.

El objetivo no es hacer papeleo por hacerlo. Es que todos, incluidos los socios que normalmente no trabajan con usted, lleguen ya sabiendo por donde hablar.

Distribuir, informar y actualizar el plan

Un plan de comunicaciones que se queda en la unidad de comando no ayuda a nadie. El plan solo funciona si las cuadrillas realmente conocen sus canales, lo que significa que la distribución y la sesión informativa son tan importantes como el plan mismo.

Distribuyalo donde las cuadrillas lo vean. En un incidente formal, el plan de comunicaciones viaja junto con el IAP y se entrega en la sesión informativa operacional. En incidentes más pequeños, puede ser tan simple como que comando anuncie las asignaciones de canal por radio y confirme que las unidades acusen recibo. Sea cual sea el método, las asignaciones tienen que llegar a las personas que las necesitan antes de que las necesiten.

Informe en lenguaje sencillo. Una buena sesión informativa le dice a las cuadrillas donde está comando, que canal lleva su tráfico táctico, a donde dirigir las solicitudes de apoyo y donde esta operaciones aereas si hay aeronaves involucradas. Manten gala corta y concreta. Las personas recuerdan tres o cuatro asignaciones claras mucho mejor que una tabla densa leida en voz alta.

Confirme que las cuadrillas puedan alcanzar su canal. Asignar un canal no es lo mismo que verificar que las radios estén programadas y funcionando. Al inicio de una operación, una verificación rápida de radio en cada canal asignado detecta fallas de programación antes de que se conviertan en problemas de seguridad.

Actualicelo a medida que el incidente crece. Aquí es donde fallan muchos planes. Un incidente que empieza con un solo canal táctico puede necesitar un segundo canal de división una hora después, o un canal de apoyo dedicado una vez que la logística se intensifica. Cuando el plan cambia, el cambio tiene que comunicarse y, en incidentes formales, reemitirse para el siguiente periodo operacional. Un plan de comunicaciones desactualizado es peor que no tener ninguno, porque las personas confian en el y actuan según asignaciones obsoletas.

Puntos clave

• El ICS-205, Plan de Comunicaciones de Radio del Incidente, es material estándar del NIMS/ICS que asigna canales y grupos de conversación a las funciones de un incidente, de modo que comando, táctico, apoyo y operaciones aereas tengan cada uno un lugar para hablar.
• Su función principal es responder, para cada canal, como se llama, quien lo usa y que le corresponde, en lenguaje sencillo que las cuadrillas puedan aplicar bajo presión.
• El plan forma parte del plan de acción del incidente en general y se actualiza en cada periodo operacional a medida que cambia el incidente.
• En incidentes que crecen, el Lider de la Unidad de Comunicaciones dentro de la Sección de Logística es el responsable del plan; en los pequeños, el comandante del incidente o un oficial designado cumple la misma función.
• Incluso los departamentos pequeños se benefician de una versión simplificada y estándar para las operaciones de rutina y los eventos planeados, construida a partir de como ya trabajan.
• La distribución, la sesión informativa, las verificaciones de radio y las actualizaciones oportunas son lo que convierte un plan escrito en cuadrillas que realmente conocen sus canales.
• Siempre confirme los formularios ICS vigentes y el plan de comunicaciones de su región o agencia antes de construir uno para un incidente real.