La mayor parte del manejo de emergencias que he visto hacerse bien en Georgia no se hizo en un gran centro de fusión con una pared de monitores. Se hizo desde un escritorio, a menudo por alguien que también era el jefe de bomberos, el director del 911 o un agente del alguacil, trabajando casi sin presupuesto y sin personal. Si ese es usted, este artículo es para usted. He pasado veinticinco años dentro y alrededor del manejo de emergencias de condados pequeños, y quiero hablar con honestidad sobre lo que realmente importa cuando usted es todo el programa.

La realidad de un solo escritorio para la que nadie lo entrena

Abra un libro de texto sobre manejo de emergencias y encontrará organigramas con secciones de planificación, jefes de logística, oficiales de información pública y unidades de finanzas. Luego acepta el puesto en un condado rural y descubre que cada una de esas casillas es usted. En gran parte de la América rural, el director de manejo de emergencias es de medio tiempo, tiene doble cargo, o ambas cosas. El jefe de bomberos que también dirige la agencia de manejo de emergencias. El director del 911 que guarda el plan de operaciones de emergencia en un cajón junto a los manuales del sistema de despacho. El agente del alguacil al que le entregaron el título porque alguien tenía que tenerlo.

Quiero decirlo con claridad: ese arreglo no es un fracaso. Es la condición normal de la profesión en los condados pequeños, y algunos de los mejores gerentes de emergencias con los que he trabajado hicieron el trabajo en los márgenes de otro puesto de tiempo completo. El error no es ser pequeño. El error es fingir que se es grande, copiar en papel el programa de un condado metropolitano y terminar con un estante de documentos que describen una organización que no existe.

El punto de partida honesto es esta pregunta: con las horas y los dólares que realmente tengo, ¿qué debe funcionar en el peor día, y qué puedo soltar? Todo lo demás en este artículo fluye de esa pregunta.

Lo que realmente importa cuando no se tiene casi nada

Reduzca el trabajo a su esqueleto y un puñado de cosas cargan casi todo el peso. Si usted tiene estas, tiene un programa real, diga lo que diga su presupuesto.

• Relaciones. Antes que cualquier otra cosa, el alguacil, los jefes de bomberos, el director del 911, el superintendente escolar, el administrador del hospital o de la clínica, el departamento de carreteras, la gente de los servicios públicos y los gerentes de emergencias de los condados vecinos necesitan conocer su cara y tener su número de celular. En un condado pequeño, el plan que más importa es el que vive en esas relaciones. Cuando el tornado llegue a las 2 a. m., usted no estará leyendo una carpeta. Estará llamando a personas que ya conoce.
• Un plan utilizable. Su plan de operaciones de emergencia debe ser lo suficientemente corto como para que alguien realmente lo abra. Un plan que responde con honestidad quién está a cargo, quién puede gastar dinero, cómo advertimos a la gente, dónde nos reunimos y a quién llamamos para pedir ayuda vence a cuatrocientas páginas de texto estándar prestado todas las veces. Conserve el texto estándar si su estado exige cierto formato, pero constrúyase una versión operativa corta que realmente usaría a las 2 a. m.
• Una manera de advertir al público. Sepa exactamente cómo llega una advertencia desde usted hasta los oídos de un residente, y pruébela. Eso puede ser un sistema de notificación masiva, sirenas exteriores, redes sociales, la radio local o agentes recorriendo caminos con sirenas y altavoces. La mayoría de los condados necesitan varias capas, porque ningún método por sí solo llega a todos, especialmente en áreas con cobertura celular débil. Sean cuales sean sus capas, usted debe poder activarlas por sí mismo o localizar a la persona que puede, de día o de noche.
• Un concepto de EOC funcional. Note que dije concepto, no instalación. Una sala de reuniones prestada en el palacio de justicia o en el centro 911 es un EOC (centro de operaciones de emergencia) perfectamente bueno si usted sabe de antemano dónde está, quién lo abre, cuántas líneas telefónicas y tomacorrientes tiene, dónde se guardan los mapas y las listas, y cómo está la situación de energía de respaldo. El edificio importa mucho menos que el hábito de reunir a las personas correctas en un solo lugar con un panorama común.
• Ayuda mutua. Los acuerdos escritos con sus vecinos, y con los sistemas regionales y estatales que ofrece su estado, son la manera en que un condado pequeño despliega una respuesta grande. Consiga que se firmen antes de necesitarlos, porque la mitad de un desastre es un momento terrible para negociar.
• Disciplina de documentación. Cuando golpea un desastre, los condados que recuperan dinero son los que escribieron las cosas. Registre sus costos, sus horas, el uso de su equipo y sus daños desde la primera hora. Fotografíe los daños antes de despejarlos siempre que sea seguro hacerlo. Lleve un registro sencillo del evento. Las declaraciones y los reembolsos viven o mueren por los registros, y los registros no pueden recrearse después de los hechos, por buena que sea su memoria.

Priorización implacable: los peligros reales de su condado

La planificación para todos los peligros es una doctrina sólida, pero para una oficina de una sola persona puede convertirse en parálisis de todos los peligros: una lista de peligros tan larga que usted nunca llega a ser bueno en nada. La salida es un triaje honesto. Siéntese con la historia real de su condado y el trabajo de planificación de mitigación de peligros de su estado y pregunte qué ha lastimado de verdad a este condado en la memoria viva, y qué podría hacerlo de manera realista.

Para la mayoría de los condados rurales de Georgia, esa lista corta se parece a tormentas eléctricas severas y tornados, inundaciones, clima invernal y hielo, apagones prolongados, incendios forestales en las zonas más secas, los efectos de la sequía en la agricultura y el suministro de agua, materiales peligrosos moviéndose por la carretera o la línea férrea, y el ocasional gran incendio estructural o accidente con víctimas masivas. La lista de su condado será la suya propia, y el plan estatal de mitigación de peligros y el local, si lo tiene, son los documentos de partida correctos.

Luego haga la parte implacable. Elija los tres o cuatro principales y vuélvase genuinamente bueno en ellos: la advertencia, el albergue, la respuesta y el papeleo posterior. Todo lo demás recibe una respuesta básica en el plan y una promesa de llamar al estado para pedir ayuda. Un condado que está verdaderamente listo para su tornado y su tormenta de hielo está mejor servido que un condado con anexos delgados y sin probar para cuarenta escenarios que nunca ocurrirán allí.

Ayuda gratuita y capacidad prestada

Aquí está la buena noticia: usted no tiene que comprar su camino hacia la competencia, y no tiene que ser dueño de todo lo que algún día podría necesitar. Mucho de lo que requiere un programa pequeño es gratuito, barato o prestable si sabe dónde buscar.

• Cursos de estudio independiente de FEMA. El Instituto de Manejo de Emergencias de FEMA ofrece un amplio catálogo de cursos de estudio independiente gratuitos en línea. Los cursos básicos de comando de incidentes y del Sistema Nacional de Manejo de Incidentes (NIMS) son el punto de partida natural, y hay cursos sobre información pública, planificación y mucho más. No le cuestan nada más que tiempo, y le dan a usted y a sus ayudantes de medio tiempo un vocabulario común con todos los respondedores del país.
• Su agencia estatal de manejo de emergencias. Su agencia estatal es su socio más importante. Los estados normalmente ofrecen capacitación, asistencia en planificación, coordinadores de campo que cubren su región y acceso a activos estatales cuando un evento excede lo que usted puede manejar. Los programas, las subvenciones y los requisitos varían de un estado a otro, así que consulte con la agencia de manejo de emergencias de su estado desde temprano y conozca a la persona asignada a su área. En mi experiencia, los condados pequeños que prosperan son los que se tutean con su coordinador de campo estatal.
• Los voluntarios que ya tiene. Un Equipo Comunitario de Respuesta a Emergencias (CERT), aunque sea pequeño, le da vecinos capacitados para la evaluación de daños, el apoyo en albergues y los puntos de control de tráfico. Los radioaficionados son oro en los condados rurales donde las comunicaciones fallan primero; muchos están deseosos de servir y ya poseen su propio equipo. Las comunidades de fe y los clubes cívicos han alimentado y albergado a más sobrevivientes de desastres en los pueblos pequeños que cualquier programa gubernamental.
• Alianzas regionales y servicios compartidos. Las comisiones regionales de planificación, los consejos de gobierno, las coaliciones de atención médica y los grupos de trabajo multicondado existen en muchos estados, y algunos condados comparten formalmente una función de manejo de emergencias con un vecino. Si su condado no puede financiar un programa completo por sí solo, pregunte si un arreglo regional o compartido está disponible donde usted está. De nuevo, las estructuras varían, así que consulte con la agencia de manejo de emergencias de su estado sobre lo que es posible.
• Pida prestado en lugar de comprar. Usted no necesita ser dueño de un puesto de comando móvil, un equipo de rescate en aguas rápidas o una reserva de búsqueda y rescate urbano. Necesita saber quién tiene uno, cómo solicitarlo y cuánto tarda en llegar. Los acuerdos de ayuda mutua, los procesos estatales de solicitud de recursos y los pactos interestatales existen precisamente para que un condado pequeño pueda alcanzar una gran capacidad cuando el día lo exija. Su trabajo es conocer los números de teléfono y el proceso de solicitud al dedillo, y tener los acuerdos firmados por anticipado.

La guía de supervivencia del doble sombrero

Si usted lleva el sombrero de manejo de emergencias encima de otro trabajo, el peligro no es que sea perezoso. Es que el trabajo urgente con el radio sonando siempre desplazará al trabajo importante con los plazos silenciosos. Unos cuantos hábitos ayudan.

• Ponga el trabajo de manejo de emergencias en el calendario. Bloquee tiempo recurrente, aunque sean dos horas a la semana, que pertenezca al manejo de emergencias: actualizaciones de planes, capacitación, renovaciones de acuerdos, papeleo de subvenciones. Si no está programado, el otro sombrero se lo comerá todas y cada una de las semanas.
• Construya un ritmo anual. Vincule las tareas a las estaciones. Revise los procedimientos de advertencia de clima severo antes de la primavera. Revise los generadores y los acuerdos de albergues antes del invierno. Actualice las listas de contactos el mismo mes cada año. Una lista de verificación anual sencilla convierte un trabajo sin forma en uno manejable.
• Delegue a propósito. Una persona no puede ser todo el organigrama del ICS, así que decida por anticipado quién ocupa los roles clave cuando algo ocurra. Tal vez el director del 911 maneja las comunicaciones, un jefe jubilado se encarga de la logística, la secretaria del condado ancla las finanzas y la documentación. Nómbrelos, capacítelos con cursos gratuitos y ejercítelos al menos una vez al año, aunque el ejercicio sea una mesa de trabajo de dos horas con café y un escenario de tornado.
• Dígales a sus comisionados la verdad sobre la capacidad. Este puede ser el hábito más importante de todos. Ponga por escrito lo que una persona de medio tiempo puede entregar y lo que no. Algo como: con la dotación actual puedo mantener el plan, el sistema de advertencia y nuestros acuerdos de ayuda mutua, y puedo gestionar la respuesta del condado a nuestros eventos más probables con ayuda del estado. No puedo hacer ejercicios a escala completa cada año, dotar de personal un EOC de 24 horas yo solo, ni perseguir cada subvención disponible. La delimitación honesta lo protege, y le da al liderazgo una base justa para decidir qué quiere financiar. Absorber en silencio una carga de trabajo imposible no le sirve a nadie, y menos que a nadie al público.

Presentar el caso ante sus comisionados

Tarde o temprano usted le pedirá algo al liderazgo del condado: unas horas más, un asistente de medio tiempo, un sistema de notificación, un presupuesto de capacitación. Sáltese la presentación apocalíptica. Los comisionados de condados pequeños han soportado suficientes tácticas de miedo, y las huelen. Presente en cambio un caso fundamentado y profesional.

• Declaraciones y reembolsos. Cuando se declara un desastre, los condados con buena documentación y un programa funcional están posicionados para recuperar los costos elegibles. Una inversión continua modesta en manejo de emergencias es en parte una inversión en la capacidad del condado de recuperar su dinero después de un evento malo. Su agencia estatal puede explicar cómo funcionan las declaraciones y la asistencia pública en su estado.
• Subvenciones. Existen programas federales y estatales de subvenciones de preparación y mitigación, y muchos esperan un programa local funcional con planes vigentes como condición de elegibilidad. La disponibilidad y los requisitos cambian y varían por estado, así que consulte con la agencia de manejo de emergencias de su estado, pero el punto general se sostiene: un programa mantenido abre puertas que un programa de papel no abre.
• Responsabilidad y deber. Los condados tienen responsabilidades en un desastre, y un programa que tiene un plan vigente, advierte al público con prontitud y trabaja sus acuerdos de ayuda mutua está en una posición mucho mejor, legal y moralmente, que uno que no puede demostrar que se tomó en serio la preparación. No necesita amenazar a nadie con demandas. Solo necesita señalar que el registro que construimos antes de un evento es el registro sobre el que nos sostendremos después de uno.
• Pida poco y específico. Una solicitud de diez horas semanales de ayuda administrativa, o un renglón específico para un servicio de notificación, con una declaración clara de lo que le compra al condado, vencerá a una súplica vaga de más apoyo todas las veces.

Las fortalezas silenciosas de un condado pequeño

Es fácil pasar una carrera envidiando los recursos de los condados grandes, así que permítame ofrecer el otro lado del libro mayor, porque es real. Los condados pequeños tienen ventajas que el dinero no puede comprar.

Todos se conocen. Su comando unificado son tres personas que fueron juntas a la escuela secundaria. No hay guerras territoriales entre agencias que nunca se han visto, porque las agencias almuerzan en el mismo restaurante. La confianza que a las regiones metropolitanas les toma años de ejercicios conjuntos construir ya existe en su condado, gratis.

Las decisiones son rápidas. Cuando el agua está subiendo, usted puede localizar al presidente de la comisión, al alguacil y al superintendente de carreteras en quince minutos y tomar una decisión real. Sin comités, sin capas, sin esperar a un oficial de guardia tres niveles arriba.

El voluntariado es personal. Cuando usted pide ayuda después de una tormenta, la gente no está respondiendo a una agencia. Le está respondiendo a usted, y a vecinos que conoce por su nombre. Eso produce una profundidad de compromiso que ningún personal de refuerzo pagado puede igualar. He visto a comunidades pequeñas alimentar, albergar y reconstruir para los suyos con una velocidad que dejaría humilde a cualquier programa de gran ciudad.

Su trabajo es organizar esas fortalezas, no reemplazarlas con burocracia. Los mejores gerentes de emergencias de condados pequeños que conozco actúan menos como administradores y más como directores de orquesta de una capacidad que ya vive en la comunidad.

Unos primeros 90 días realistas para un nuevo gerente de emergencias rural

Si usted acaba de recoger el sombrero de manejo de emergencias en un condado rural, aquí tiene unos primeros 90 días que una persona real con otro trabajo puede realmente cumplir. Ajuste libremente; la secuencia importa más que las fechas exactas.

• Días 1 al 30: aprender y conectar. Encuentre todos los documentos existentes: el plan de operaciones de emergencia, los acuerdos de ayuda mutua, el plan de mitigación de peligros, los registros de declaraciones pasadas. Léalos, anotando qué está vigente y qué es ficción. Conozca a su coordinador de campo de la agencia estatal y pregunte qué espera de usted el estado y qué le ofrece. Tenga conversaciones reales con el alguacil, los jefes de bomberos, el 911, las escuelas, obras públicas, el hospital o la clínica y los gerentes de emergencias de ambos condados vecinos. Comience los cursos básicos de estudio independiente de FEMA. Construya una lista de contactos limpia con números de celular y guarde una copia en papel.
• Días 31 al 60: hacer funcionar lo esencial. Confirme exactamente cómo se emite una advertencia pública en su condado y pruebe el proceso de principio a fin. Elija y prepare su sala de EOC, aunque sea una sala de reuniones prestada: llaves, acceso telefónico, energía, una caja con listas, mapas, formularios y su directorio de una página de a quién llamar. Verifique que sus acuerdos de ayuda mutua estén firmados y vigentes, y arregle los que no lo estén. Identifique sus tres o cuatro peligros principales a partir de la historia y del plan de mitigación, y anote las brechas más grandes de cada uno.
• Días 61 al 90: cerrar una brecha y establecer el ritmo. Escriba la versión operativa corta de su plan, las pocas páginas que realmente usaría a las 2 a. m. Prepare su kit de documentación por adelantado: hojas de seguimiento de costos, una plantilla de registro de eventos, un procedimiento de fotos de daños, para que el hábito del papeleo exista antes de que exista el desastre. Realice un ejercicio de mesa modesto sobre su peligro número uno con las personas que realmente se presentarían. Luego informe a sus comisionados en lenguaje sencillo: esto es lo que tenemos, esto es lo que puedo entregar, estas son la una o dos cosas que necesito a continuación. Ponga su ritmo anual de mantenimiento en el calendario antes de que el impulso se desvanezca.

Conclusiones

• Hacer manejo de emergencias de medio tiempo o con doble cargo desde un escritorio es la condición normal en la América rural, no un fracaso. Construya un programa a la medida de su realidad en lugar de imitar en papel a un condado metropolitano.
• Casi sin presupuesto, lo esencial son las relaciones, un plan corto y utilizable, una manera probada de advertir al público, un concepto de EOC aunque sea en una sala prestada, ayuda mutua firmada y disciplina de documentación desde la primera hora.
• Elija los tres o cuatro peligros que realmente han lastimado a su condado y vuélvase genuinamente bueno en ellos. La doctrina de todos los peligros no debe convertirse en parálisis de todos los peligros.
• Apóyese con fuerza en la capacidad gratuita y prestada: los cursos de estudio independiente de FEMA, su agencia estatal de manejo de emergencias, los voluntarios de CERT y de radioafición, las alianzas regionales y la ayuda mutua en lugar de la propiedad. Los programas varían, así que consulte con su agencia estatal.
• Sobreviva al doble sombrero con un bloque protegido en el calendario, un ritmo estacional anual, delegados nombrados y capacitados, y declaraciones escritas honestas al liderazgo sobre lo que una persona puede y no puede hacer.
• Presente el caso de financiamiento sobre declaraciones, subvenciones y responsabilidad de manera calmada y profesional, con solicitudes pequeñas y específicas. Sáltese las tácticas de miedo.
• Las ventajas de su condado pequeño son reales: todos se conocen, las decisiones son rápidas y los voluntarios le responden a usted personalmente. Organice esa fortaleza en lugar de enterrarla en burocracia.