Cuando un desastre golpea a una comunidad estadounidense, el dinero y la ayuda que llegan después dependen en gran medida de papeleo que comienza en las primeras horas. El proceso de declaración de desastre no es misterioso, pero se malinterpreta con frecuencia, y esos malentendidos les cuestan a las comunidades dinero real de recuperación. Esta guía recorre cómo funciona en general la escalera de declaraciones, cómo se ve realmente la evaluación de daños en el terreno, y cómo un gerente local de emergencias puede preparar a su comunidad para recuperarse bien en lugar de mal.

La escalera de declaraciones, del ayuntamiento a la Casa Blanca

En los Estados Unidos, los desastres se manejan de abajo hacia arriba. Eso no es un eslogan. Es la arquitectura legal y práctica de todo el sistema. La respuesta comienza a nivel local, y las solicitudes de ayuda suben un peldaño a la vez a medida que la situación excede la capacidad de cada nivel. Entender esta escalera es lo más útil que usted puede explicarle a un funcionario electo antes de un desastre, porque la mayoría asume que la ayuda federal llega automáticamente cuando algo malo sucede. No es así.

La escalera funciona en general de esta manera. Primero, la jurisdicción local responde con sus propios recursos. Cuando el evento amenaza con exceder la capacidad local, el jefe ejecutivo de la jurisdicción, a menudo un alcalde, un juez de condado o una comisión de condado según la estructura de su estado, emite una declaración local de emergencia. Esa declaración típicamente activa los poderes y las autoridades de emergencia locales bajo la ley estatal, y le señala al estado que la jurisdicción podría necesitar ayuda. La mecánica exacta varía por estado, así que conozca al dedillo el estatuto de su propio estado antes de necesitarlo.

Segundo, si el evento excede o amenaza con exceder lo que los gobiernos locales pueden manejar incluso con ayuda mutua, el gobernador puede declarar una emergencia o un desastre a nivel estatal. Eso abre recursos estatales, poderes estatales de emergencia y, con frecuencia, la Guardia Nacional en estado de servicio activo estatal.

Tercero, si el gobernador determina que el desastre está más allá de la capacidad combinada del estado y los gobiernos locales, el gobernador puede solicitar asistencia federal al Presidente. El marco para esa solicitud y para la mayor parte de la asistencia federal por desastre es la Robert T. Stafford Disaster Relief and Emergency Assistance Act, comúnmente llamada solo Stafford Act (la ley federal de asistencia por desastres de los Estados Unidos). La solicitud pasa por FEMA, y el Presidente decide si declara una emergencia o un desastre mayor. Una declaración presidencial es lo que desbloquea los principales programas federales de asistencia.

Dos puntos que los profesionales deben interiorizar. La solicitud del gobernador tiene que estar respaldada por evidencia de que el desastre excede la capacidad estatal y local, y esa evidencia se construye en gran parte con datos de evaluación de daños recolectados a nivel local. Y una declaración presidencial es una decisión, no un derecho automático. Ha habido comunidades a las que se les ha negado. La calidad de la documentación de respaldo importa de verdad.

Por qué importa la evaluación inicial rápida de daños

La primera evaluación no se trata de dinero. Se trata de conciencia situacional que más tarde se convierte en dinero. En las horas inmediatas, su jurisdicción necesita una evaluación inicial rápida, a veces llamada recorrido de parabrisas o evaluación rápida, para responder preguntas básicas. ¿Dónde se concentra el daño? ¿Hay problemas de seguridad de vidas todavía en desarrollo? ¿Cuál infraestructura está caída? ¿Aproximadamente cuántas viviendas y negocios están afectados, y con qué gravedad?

Esta primera fotografía impulsa decisiones operativas, pero también pone en marcha el reloj de la declaración. El estado no puede evaluar una solicitud de asistencia que no ha recibido, y la jurisdicción local no puede describir con credibilidad impactos que no ha mirado. La velocidad importa por varias razones:

• La evidencia se degrada rápido. Los escombros se retiran, el agua baja, las lonas se instalan y los residentes comienzan las reparaciones. Cada día que pasa hace más difícil demostrar la verdadera magnitud del daño.
• El estado necesita sus números para actuar. Los gobernadores construyen sus solicitudes con datos locales agregados. Una jurisdicción que reporta tarde o de forma vaga debilita el caso de todo el estado.
• Los sobrevivientes empiezan a tomar decisiones de inmediato. Si destripar una casa, si mudarse, si presentar reclamos al seguro. El entorno de información se forma rápido, con usted o sin usted.
• La atención política es perecedera. Los tomadores de decisiones en todos los niveles son más receptivos en la ventana temprana. Los datos tempranos sólidos mantienen visibles las necesidades de su comunidad.

La evaluación rápida no necesita ser perfecta. Necesita ser rápida, honesta y registrada de manera consistente. Los números se refinarán después. Lo que no se puede hacer después es recrear la escena.

Cómo se ve una evaluación preliminar de daños

La evaluación preliminar de daños, usualmente abreviada PDA por sus siglas en inglés, es la mirada formal y conjunta al daño. En términos generales, cuando un estado está considerando una solicitud de asistencia federal, equipos compuestos por personal local, estatal y federal salen juntos al terreno para validar y documentar los impactos. Los representantes locales guían a los equipos porque conocen la comunidad. Los representantes estatales y federales aplican los criterios y los estándares de documentación con los que se juzgará la solicitud.

Lo que los equipos hacen, conceptualmente, es construir una imagen defendible de dos cosas: el impacto sobre individuos y hogares, es decir, viviendas dañadas y destruidas y las dificultades de los residentes, y el impacto sobre la infraestructura pública, es decir, carreteras, puentes, servicios públicos, edificios públicos y los costos de la respuesta misma. Miran la gravedad del daño, la cobertura de seguros en el área afectada, la concentración de los impactos y la capacidad de los gobiernos estatales y locales para recuperarse sin ayuda.

Para el gerente local de emergencias, la PDA es donde su preparación rinde frutos o sus brechas quedan expuestas. Los equipos conjuntos solo pueden documentar lo que pueden ver y lo que usted les puede mostrar. Si usted tiene listos los datos de daños organizados, las direcciones, las fotografías y los registros de costos, la PDA avanza rápido y captura el alcance real. Si usted está reconstruyendo todo de memoria mientras el equipo espera, se pierden impactos, y los impactos perdidos por lo general se pierden para siempre.

Los procedimientos sobre cómo se solicitan, programan y conducen las PDA están establecidos en la guía de FEMA y en los procedimientos estatales, y sí se actualizan. Aprenda el proceso vigente de su agencia estatal de manejo de emergencias, idealmente durante una semana tranquila y no durante el evento.

Las grandes categorías de asistencia federal

La asistencia federal por desastre bajo una declaración presidencial cae en general en unas pocas categorías amplias, y confundirlas causa interminables malentendidos públicos. Descritas conceptualmente:

• La Asistencia Individual es ayuda dirigida a individuos y hogares. Puede incluir formas de ayuda financiera y servicios para personas cuyas viviendas y necesidades esenciales fueron afectadas y que tienen necesidades no cubiertas después del seguro. No es un pago que deje a los sobrevivientes como estaban antes, y nunca lo ha sido. Ayuda relacionada para individuos y negocios puede venir también de otras agencias, como los programas de préstamos por desastre, que tienen sus propias reglas.
• La Asistencia Pública es ayuda dirigida a gobiernos y a ciertas organizaciones sin fines de lucro. Conceptualmente reembolsa una parte de los costos elegibles de cosas como medidas de protección de emergencia, remoción de escombros y la reparación o restauración de infraestructura pública dañada. Es un programa de reembolso construido sobre documentación, y por eso sus registros de costos durante la respuesta importan tanto.
• El financiamiento de mitigación de amenazas es dinero conectado a las declaraciones que apoya proyectos para reducir el riesgo futuro, no solo para reconstruir lo perdido. Conceptualmente, los desastres abren una ventana para financiar trabajo de mitigación que es difícil de financiar de otro modo. Las comunidades que ya tienen ideas de proyectos delimitadas son las que aprovechan bien esta ventana.

No toda declaración incluye todas las categorías, y no todo condado de un estado declarado queda necesariamente designado para todas las categorías. Existen reglas de elegibilidad, porcentajes de costos compartidos, topes, procedimientos de solicitud y plazos, y todos cambian. Exprese su comprensión en términos generales en público, y envíe a la gente a su agencia estatal de manejo de emergencias y a la guía vigente de FEMA para los detalles. Eso no es una evasiva. Es precisión.

El rol del gerente local de emergencias: disciplina de documentación

Durante la respuesta, usted también está construyendo el expediente de la recuperación, sea o no su intención. A lo largo de veinticinco años he visto comunidades recuperarse bien y recuperarse mal de eventos similares, y la diferencia rara vez es la gravedad del desastre. Por lo general es la disciplina de la documentación. El trabajo del gerente local de emergencias en este proceso se reduce a unos pocos hábitos:

• Fotografíe todo, temprano, con contexto. Tomas amplias que establezcan la ubicación, tomas cercanas que establezcan la gravedad, marcas de tiempo y direcciones registradas. Las fotos tomadas antes de la remoción de escombros y antes de las reparaciones valen muchas veces más que las fotos tomadas después.
• Registre los costos desde la primera hora. Tiempo del personal incluyendo horas extra, horas de equipos, contratos, materiales, ayuda mutua. Mantenga los registros en una forma que alguien externo a su organización pueda seguir. Los procesos de reembolso premian los registros limpios y castigan la reconstrucción de memoria.
• Lleve una línea de tiempo. Cuándo comenzó el evento, cuándo se tomaron las decisiones, cuándo se firmaron las declaraciones, cuándo se solicitaron y llegaron los recursos. Las líneas de tiempo resuelven disputas y respaldan la elegibilidad más adelante.
• Use equipos de evaluación capacitados. Las personas que han practicado la clasificación de daños producen datos consistentes y defendibles. Los voluntarios sin capacitación y con buenas intenciones producen números que se desmoronan bajo revisión.
• Alimente al estado temprano y con frecuencia. Su agencia estatal de manejo de emergencias no puede abogar por una jurisdicción de la que no tiene noticias. Reporte los impactos por los canales que su estado usa, aun cuando la imagen esté incompleta, y actualice a medida que sepa más.

Esta es la verdad simple detrás de todo: los buenos registros durante la respuesta determinan el dinero de recuperación después. Los costos elegibles que nunca se documentaron son, en la práctica, costos que su comunidad absorbe. He visto jurisdicciones dejar sin reclamar reembolsos significativos simplemente porque nadie escribió las cosas mientras sucedían. Nadie recuerda tres meses después cuáles cuadrillas trabajaron cuáles noches. El libro de cuentas que usted lleva en el caos es el libro de cuentas que existe.

Errores comunes que les cuestan dinero a las comunidades

Los mismos errores aparecen después de casi todos los eventos. Apréndalos por adelantado y podrá evitar la mayoría:

• Esperar demasiado para documentar. El error más común y más costoso. Las comunidades se concentran por completo en la respuesta, con razón, y asumen que podrán capturar la imagen del daño la próxima semana. Para la próxima semana la imagen ya cambió.
• Confundir los tipos de asistencia al hablar con el público. Hablarles a los propietarios de vivienda de programas que financian la reparación de carreteras, o hablarle a un director de obras públicas de asistencia para hogares, crea confusión y resentimiento. Mantenga las categorías claras en cada declaración pública.
• Prometer resultados que nadie puede prometer. Ningún funcionario local puede prometer una declaración presidencial, un pago específico o un cronograma. Las declaraciones se niegan. Las solicitudes resultan inelegibles. Prometa proceso y esfuerzo, nunca resultados.
• Asumir que una declaración significa que todos reciben pago. La asistencia tiene reglas de elegibilidad, y buena parte de ella está dirigida a necesidades no cubiertas después del seguro, no al reemplazo total de las pérdidas.
• Ignorar al estado hasta que se necesita algo. Si la primera vez que su agencia estatal de manejo de emergencias escucha su nombre es durante el desastre, todo será más lento y más difícil.
• Dejar que personas sin capacitación generen los números oficiales. Las clasificaciones de daño inconsistentes socavan la credibilidad de toda la presentación.

Manejar con honestidad las expectativas de los sobrevivientes

Los sobrevivientes le harán una pregunta en cien formas distintas: ¿cuándo recibo ayuda, y cuánta? La respuesta honesta suele ser incómoda, y darla bien es una habilidad profesional. La asistencia federal por desastre, cuando llega, generalmente llega después de un proceso, está sujeta a reglas de elegibilidad y está pensada para ayudar con necesidades esenciales no cubiertas, no para restaurar todo lo que se perdió. El seguro sigue siendo la herramienta principal para reponer a los hogares, y una de las cosas más amables que usted puede decir antes de un desastre es que la gente debería entender su cobertura ahora.

En los mensajes públicos después de un evento, algunas prácticas se sostienen. Explique la escalera con claridad para que la gente entienda por qué la ayuda no es instantánea. Distinga con claridad entre la ayuda para hogares y la ayuda para gobiernos. Dirija a las personas a los canales oficiales de registro una vez que existan, y adviértales sobre los rumores y el fraude, que siguen a cada desastre. Nunca improvise números ni cronogramas. Y diga las palabras que construyen confianza: esto es lo que sé, esto es lo que no sé, y en este momento los volveré a actualizar. Las comunidades perdonan la incertidumbre. No perdonan ser engañadas, ni siquiera por accidente.

Prepararse antes de que el desastre ocurra

Todo lo anterior sale mejor si usted construyó la maquinaria en tiempos de calma. Una lista de verificación previa al desastre realista para un programa local:

• Identifique los equipos de evaluación por adelantado. Nombre a las personas, incluyendo funcionarios de construcción, tasadores, personal de obras públicas y voluntarios capacitados. Sepa quién los llama y cómo se reúnen.
• Capacítelos en los estándares vigentes. Clasificación de daños, seguridad, herramientas de recolección de datos y los formularios que su estado realmente usa. Refresque con regularidad, porque la guía cambia.
• Tenga listos sus formularios y herramientas. Versiones en papel y digitales de los formularios de evaluación, plantillas de seguimiento de costos, procedimientos de registro de fotos. Pruebe cualquier software que planee usar antes del día en que lo necesite.
• Redacte sus declaraciones por adelantado. Una declaración local de emergencia para llenar espacios en blanco, revisada por su abogado, ahorra horas preciosas.
• Construya la relación con el estado ahora. Conozca por nombre a sus contactos en la agencia estatal de manejo de emergencias. Pregúnteles cómo quieren que se reporten los datos de daños y cómo son los umbrales y procedimientos vigentes. Vuelva a preguntar cada año.
• Mantenga una lista de deseos de proyectos de mitigación. Cuando se abren las oportunidades de financiamiento de mitigación posteriores al desastre, las comunidades con proyectos ya delimitados se mueven primero.
• Ejercite toda la cadena. Realice un ejercicio que vaya desde el recorrido de parabrisas, pasando por la declaración local, hasta una presentación simulada al estado. Las brechas que encuentre serán las mismas que encontraría un desastre real, menos el costo.

Conclusiones

• Los desastres se manejan de abajo hacia arriba: declaración local, declaración estatal, y luego la solicitud del gobernador de asistencia federal bajo el marco de la Stafford Act. La ayuda federal es una decisión, no un resultado automático.
• La evaluación inicial rápida de daños importa porque la evidencia se degrada rápido y el estado construye su caso con datos locales.
• La evaluación preliminar de daños es un esfuerzo conjunto local, estatal y federal, y solo puede capturar lo que sus registros y sus guías ayuden a ver a los equipos.
• La Asistencia Individual, la Asistencia Pública y el financiamiento de mitigación son cosas distintas para audiencias distintas. Manténgalas claras en cada declaración pública.
• La buena documentación durante la respuesta, incluyendo fotos, costos y líneas de tiempo, determina directamente el dinero de recuperación después.
• Nunca prometa declaraciones, montos ni cronogramas. Prometa proceso, esfuerzo y actualizaciones honestas.
• Los umbrales, criterios y detalles de los programas cambian. Verifique todo con su agencia estatal de manejo de emergencias y con la guía vigente de FEMA, antes y durante cualquier evento.